1. Rekisterinpitäjä
Wacasa Oy
Y-tunnus: 3362866-2
Rantakatu 3 B 1, 65100 Vaasa
Tietosuoja-asiat: per.hannuksela@wacasa.fi ja joni.uusipaikka@wacasa.fi
2. Selosteen soveltamisala
Seloste koskee henkilötietojen käsittelyä wacasa.fi-verkkosivustolla, yhteydenottolomakkeella ja sivuston analytiikassa.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Yhteydenoton yhteydessä voidaan käsitellä käyttäjän antamia yhteystietoja, viestiä, muita vapaaehtoisesti annettuja tietoja, yhteydenoton ajankohtaa sekä lomakkeen käsittelyn ja tietoturvan teknisiä tietoja. Analytiikassa voidaan käsitellä sivulatauksia, vierailun ajankohtaa, käytettyjä sivuja ja linkkejä, selain- ja laitetyyppiä sekä teknisiä lokitietoja. IP-osoitteet anonymisoidaan analytiikassa.
Yhteydenottolomakkeella ei tule lähettää tarpeettomia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tai muita arkaluonteisia tietoja.
4. Lähteet ja käsittelyn tarkoitukset
Yhteydenottotiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään lomakkeella tai sivuston yhteystietojen kautta; analytiikkatiedot syntyvät sivuston käytössä.
- yhteydenottopyyntöjen käsittely ja niihin vastaaminen
- majoitus-, yritys- ja muiden palvelutarpeiden selvittäminen sekä tarjousten ja sopimusten valmistelu
- asiakas- ja sopimussuhteiden hoitaminen ja asiakaspalvelu
- verkkosivuston tekninen toimivuus, tietoturva, seuranta ja kehittäminen
5. Oikeusperuste
Käsittely voi perustua rekisteröidyn pyynnöstä ennen sopimusta toteutettaviin toimiin, sopimuksen täytäntöönpanoon tai Wacasan oikeutettuun etuun vastata yhteydenottoihin, palvella asiakkaita ja ylläpitää asiakassuhteita. Tekninen toiminta, tietoturva ja analytiikka perustuvat oikeutettuun etuun ylläpitää turvallista ja toimivaa verkkopalvelua.
Ehtojen hyväksyntä vahvistaa yhteydenottopyynnön ehdot ja tietosuojaselosteeseen tutustumisen. Se ei ole suostumus suoramarkkinointiin. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon, profilointiin tai suoramarkkinointiin ilman erillistä soveltuvaa oikeusperustetta.
6. TietoWare App, käsittelijät ja vastaanottajat
Lomake käyttää TietoWare Oy:n TietoWare Forms- ja TietoWare App -palveluja. Tiedot välitetään suojatulla palvelinpuolisella yhteydellä TietoWare Appiin, jossa vastaus voidaan tallentaa ja välittää sähköpostitse Wacasan määrittämille vastaanottajille. TietoWare Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä Wacasan lukuun.
TietoWare Oy toimittaa myös verkkosivuston teknistä ylläpitoa ja Matomo-analytiikkaa. Microsoft 365- ja Microsoft Graph -palvelujen kautta lomakkeen sisältö voidaan välittää Wacasan määrittämille vastaanottajille. Wacasan sisällä tietoja käsittelevät vain tehtäviensä vuoksi niitä tarvitsevat henkilöt.
7. Siirrot, säilytys ja suojaaminen
Tietoja käsitellään ensisijaisesti ETA-alueella. Mahdolliset ETA-alueen ulkopuoliset siirrot tehdään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisella siirtoperusteella ja suojatoimilla.
Tietoja säilytetään vain tarpeellisen ajan. Yhteydenottotietojen säilytykseen vaikuttavat asian käsittely, mahdollinen tarjous-, asiakas- tai sopimussuhde, oikeusvaateet ja lakisääteiset velvoitteet. Analytiikkatietoja säilytetään Matomo-asetusten mukaisesti.
Tietoja suojataan käyttöoikeusrajoituksilla, tunnistamisella, suojatuilla yhteyksillä, palvelinpuolisella käsittelyllä, väärinkäytösten estomekanismeilla sekä lokituksella ja tietoturvan seurannalla.
8. Rekisteröidyn oikeudet ja muutokset
Rekisteröidyllä on tilanteesta riippuen oikeus saada pääsy tietoihinsa, pyytää oikaisua, poistoa tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sekä saada itse toimittamansa tiedot siirrettyä. Pyynnöt voi lähettää yllä oleviin sähköpostiosoitteisiin. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.
Wacasa voi päivittää selostetta palveluiden, käsittelyn tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla.